Ứng dụng Stata trong xử lý số liệu kế toán phục vụ mục đích quản trị tài chính doanh nghiệp

250 ỨNG DỤNG STATA TRONG XỬ LÝ SỐ LIỆU KẾ TOÁN PHỤC VỤ MỤC ĐÍCH QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP ThS.Nguyễn Thị Ngọc Khoa Quản trị, Trường Đại Học Luật TP.HCM TÓM TẮT Mục tiêu của bài viết này là giới thiệu việc sử dụng Stata trong việc phân tích và thống kê số liệu kế toán phục vụ cho mục đích quản trị trong doanh nghiệp. Bài viết sử dụng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giả định trong 5 năm để thực hiện việc xứ lý số liệu bằng Stata, từ đó tính toán số liệu dự báo trong tương lai. Bài viết cũng chỉ ra những ưu điểm cũng như hạn chế khi sử dụng Stata trong xử lý số liệu nội bộ của doanh nghiệp. 1. Lời nói đầu Số liệu kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin để nhà quản trị ra quyết định. Tuy nhiên bản thân số liệu kế toán đơn thuần không có ý nghĩa, các con số phải được xử lý có phương pháp thì mới trở thành những con số biết nói. Chúng ta có thể lấy một ví dụ đơn giản như sau: doanh thu năm 2019 là 1 tỷ đồng, doanh thu năm 2020 là 1,1 tỷ đồng. Bản thân con số 1 tỷ đồng hoặc 1,1 tỷ đồng đơn thuần chỉ là dữ liệu thông tin về doanh thu được cung cấp qua từng năm. Nhưng nếu như chúng ta sử dụng phương pháp so sánh thì chúng ta sẽ có thông tin như sau: doanh thu năm 2020 cao hơn doanh thu năm 2019 là 100 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng lên là 10% (tốc độ tăng thêm được tính bằng doanh thu tăng thêm của năm 2020 so với năm 2019 là 100 triệu đồng chia cho số liệu doanh thu năm 2019 là 1 tỷ đồng). Nhìn vào số liệu chênh lệch này, nhà quản trị đánh giá được tình hình thực hiện doanh thu trong năm 2020 được thực hiện tốt hơn so với năm 2019, từ đó tìm ra cách nhân tố tác động đến việc tăng lên này, trên cơ sở đó đưa ra các quyết định nhằm phát huy các nhân tố có lợi và hạn chế các nhân tố bất lợi. Đồng thời, đây cũng là cơ sở cho việc lập kế hoạch hoạt động kinh doanh cho các kỳ tiếp theo. Trên đây là một ví dụ nhỏ về việc xử lý số liệu kế toán bằng phương pháp so sánh. Chúng ta có thể thực hiện bằng các công cụ quen thuộc như tính tay, tính bằng excel. Nhưng nếu một chỉ tiêu kinh tế có nhiều nhân tố tham gia vào thì việc tính toán số liệu bằng các công cụ đơn giản sẽ không mang lại hiệu quả cao. Do vậy, chúng ta cần các công cụ tốt hơn. Hiện nay các nhà phân tích có thể ứng dụng rất nhiều công cụ để xử lý số liệu kế 251 toán như dùng các phần mềm thống kê như EVIEWS, SPSS, R, STATA... Mỗi công cụ đều có đặc điểm và thế mạnh riêng. Trong bài viết này, tôi xin đề xuất việc ứng dụng phần mềm Stata vào việc xử lý số liệu kế toán. Bài viết sẽ trình bày quy trình xử lý một tình huống cụ thể trong một doanh nghiệp, từ đó rút ra các thông tin nhằm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Phần mềm Stata được các doanh nghiệp sử dụng trong việc phân tích số liệu nhưng hầu như chỉ được sử dụng ở các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường.. Việc sử dụng Stata cho việc xử lý số liệu phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp chưa được phổ biến ở các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông tin này được tác giả rút ra từ quan sát, trao đổi chuyên môn trong các nhóm thuộc lĩnh vực Kế toán tài chính, Kiểm toán, Thuế. Đây cũng là lý do bài viết này được thực hiện nhằm mục đích đề xuất một công cụ hữu ích cho mục đích quản trị doanh nghiệp. 2. Giới thiệu về phần mềm Stata Stata là một phần mềm thống kê được phát triển từ năm 1985 bởi StataCorp. Tên Stata là kết hợp của 2 từ “Statistics” và “data”. Phần mềm có thể chạy trên Windows, Mac OS X, Unix, Linus. 1 Stata là phần mềm quen thuộc của giới nghiên cứu trong lĩnh vực kinh tế, xã hội, tài chính kế toán... : Thông qua việc sử dụng các lệnh trực tiếp, Stata cho phép: Quản lý dữ liệu với các thao tác lệnh đơn giản; Phân tích thống kê với ưu thế về hồi qui và các phương pháp ước lượng mạnh nhưng cũng rất dễ sử dụng; Ngoài ra Stata cũng cho phép thực hiện đồ họa; mô phỏng; hiệu chỉnh chức năng. Stata cho phép sử dụng hoặc tạo các chương trình được phát triển riêng bởi người dùng như một phần của chương trình. Chúng ta có thể cài đặt và tìm hiểu thông tin đầy đủ về phần mềm qua trong web 3. Ứng dụng phần mềm Stata trong xử lý số liệu kế toán và dự báo 3.1 Giới thiệu tình huống Bài viết nhằm mục đích thực hiện việc dùng phần mềm Stata để xử lý dữ liệu và cung cấp dữ liệu phục vụ cho mục đích quản trị. Do vậy, tác giả đưa ra một tình huống giả định như sau: Doanh nghiệp có báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 5 năm, từ năm 2014 đến 2018 như bảng báo cáo dưới đây: 1 Theo 252 Doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh cho 3 năm tiếp theo, từ năm 2019 đến 2021. Kết hợp các thông tin về kinh tế, xã hội và bối cảnh cụ thể của mình, doanh nghiệp ước tính và lập chỉ tiêu tăng doanh thu 10% so với doanh thu năm trước kể từ năm 2019. Doanh nghiệp cần lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho các năm 2019, 2020, 2021 để có cơ sở dự trù chi phí và dòng tiền cho giai đoạn này. 3.2 Xử lý số liệu bằng phần mềm Stata Từ các thông tin trên, sau khi tạo các biến và nhập dữ liệu vào phần mềm Stata, để giải quyết yêu cầu của doanh nghiệp, tác giả thực hiện các bước theo trình tự như sau:  Bước 1: Chỉ mối quan hệ giữa doanh thu và giá vốn hàng bán của giai đoạn từ năm 2014 đến 2018.  Bước 2: Chỉ mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí bán hàng của giai đoạn từ năm 2014 đến 2018.  Bước 3: Chỉ mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí của lý doanh nghiệp của giai đoạn từ năm 2014 đến 2018.  Bước 4: Xác định doanh thu kế hoạch các năm 2019, 2020 và 2021.  Bước 5: Xác định chi phí giá vốn từ 2019 đến năm 2021 theo công thức hồi qui ở bước 1.  Bước 6: Xác định chi phí bán hàng từ năm 2019 đến năm 2021 theo công thức hồi qui ở bước 2.  Bước 7: Xác định chi phí quản lý doanh nghiệp từ năm 2019 đến năm 2021 theo công thức hồi qui ở bước 3.  Bước 8: Lập báo cáo dự toán cho giai đoạn 2019 đến 2021. * Bước 1: Mối quan hệ giữa doanh thu và giá vốn Thực hiện lệnh sau: Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Doanh thu thuần 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 Giá vốn hàng bán 16.000 18.000 22.000 26.000 30.000 Lợi nhuận gộp 4.000 7.000 8.000 9.000 10.000 Chi phí bán hàng 1.200 2.500 2.500 3.000 3.200 Chi phí quản lý 1.100 2.000 2.150 2.400 2.600 Lợi nhuận hoạt động kinh doanh chính 1.700 2.500 3.350 3.600 2.600 BẢNG KẾT QUẢ LỢI NHUẬN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CHÍNH Đơn vị tính: triệu đồng 253 Ta có công thức phản ánh mối quan hệ giữa giá vốn hàng bán và doanh thu như sau: gia_von = 0.72*dt + 800 Như vậy, trong các điều kiện khác không đổi, nếu tăng doanh thu lên 1 đồng, thì chi phí giá vốn hàng bán sẽ tăng thêm 0.72 đồng x 1 đồng doanh thu. * Bước 2: Mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí bán hàng Thực hiện lệnh sau: Ta có công thức phản ánh mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí bán hàng: dt = 9.27*cp_bh + 7018.122 Công thức trên phản ánh mối quan hệ cụ thể như sau: trong các điều kiện khác không đổi, nếu tăng chi phí bán hàng lên 1 đồng, thì doanh thu tăng lên 9.27 đồng. Giả sử chi phí bán hàng là 1 đồng, thì doanh thu trung bình là 7018.122 + 9.27*1 Để thuận lợi cho việc tính dự báo chi phí bán hàng ở bước 6, ta sẽ xem xét mối quan hệ giữa chi phí bán hàng và doanh thu bằng lệnh dưới đây: reg cp_bh dt 254 Ta có công thức phản ảnh mối quan hệ trên như sau: cp_hb = 0.09*dt – 220 Như vậy, cứ một đồng doanh thu tăng thêm thì chi phí bán hàng cần phải chi ra là 0,09 x 1 đồng doanh thu. * Bước 3: Mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp _________________________ Ta có công thức phản ánh mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: dt = 12.68657*cp_ql + 3992.537 Tương tự đối với Chi phí bán hàng, để thuận tiện trong việc tính dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, ta chạy lại lệnh sau: 255 Mối quan hệ giữa biến động của doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện bằng công thức: cp_ql = 0.068*dt + 10 iả sử doanh thu là 1 đồng thì doanh nghiệp phải chi ra 0.068 1 10 đồng chi phí quản lý. * Bước 4: Xác định doanh thu kế hoạch các năm 2019, 2020 và 2021 Tạo vòng lặp các giá trị cho năm 2019, 2020, 2021 (với mức tăng 10% so với năm cũ) Dòng đầu tiên trong bảng dữ liệu là dòng doanh thu (dt) Thực hiện các lệnh sau: forvalues i = 18/20 { local j = `i' + 1 gen n_`j' = n_`i'*1.1 } Ta có doanh thu dự toán như sau: n_14 n_15 n_16 n_17 n_18 n_19 n_20 n_21 Doanh thu 20000 25000 30000 35000 40000 44000 48400 53240 * Bước 5: Tính giá vốn (dự báo) cho năm 2019, 2020, 2021 Sử dụng công thức hồi qui ở bước 1: gia_von = 0.72*dt + 800 Thực hiện các lệnh: forvalues i = 19/21 { local dt = n_`i'[1] di 0.72*`dt' + 800 } Kết quả hiển thị trên cửa sổ kết quả chi phí giá vốn hàng bán của các năm 2019, 2020 và 2021 tương ứng như sau: 32480 35648 256 39132.8 Bước 6: Tính chi phí bán hàng (dự báo) cho năm 2019, 2020, 2021 Sử dụng công thức hôi qui ở bước 2: cp_hb = 0.09*dt – 220 Thực hiện các lệnh: forvalues i = 19/21 { local dt = n_`i'[1] di 0.09*`dt' - 220 } Kết quả hiển thị trên cửa sổ kết quả chi phí bán hàng của các năm 2019, 2020 và 2021 tương ứng như sau: 3740 4136 4571.6 * Bước 7: Tính chi phí quản lý doanh nghiệp (dự báo) cho năm 2019, 2020, 2021 Sử dụng công thức hôi qui ở bước 3: cp_ql = 0.068*dt + 10 Thực hiện các lệnh: forvalues i = 19/21 { local dt = n_`i'[1] di 0.068*`dt' + 10 } Kết quả hiển thị trên cửa sổ kết quả chi phí quản lý của các năm 2019, 2020 và 2021 tương ứng như sau: 3002 3301.2 3630.32 * Bước 8: Lập báo cáo dự toán cho giai đoạn 2019 đến 2021. Từ kết quả tính toán được ở các bước trên, ta lập bảng báo cáo dự toán giai đoạn 2019 – 2021 theo bảng dưới đây: 4. Kết quả dự báo và thảo luận Sau khi thực hiện các lệnh để tính toán số liệu theo yêu cầu chúng ta có các kết quả theo yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp như sau: * Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự toán giai đoạn 2019 đến 2021: n_14 n_15 n_16 n_17 n_18 n_19 n_20 n_21 Doanh thu 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 44.000 48.400 53.240 Giá vốn hàng bán 16.000 18.000 22.000 26.000 30.000 32.480 35.648 39.132,8 Lợi nhuận gộp 4.000 7.000 8.000 9.000 10.000 11.520 12.752 14107.2 Chi phí bán hàng 1.200 2.500 2.500 3.000 3.200 3.740 4.136 4571.6 Chi phí quản lý 1.100 2.000 2.150 2.400 2.600 3.002 3.301,2 3630.32 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh chính 1.700 2.500 3.350 3.600 2.600 4.778 5314.8 5905.28 257 * Các loại chi phí và tổng chi phí dự tính qua các năm Với báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh trên, nhà quản trị có thể có ngay thông tin để đánh giá i) ợi nhuận dự toán các năm dương và ii) ợi nhuận dự toán các năm có xu hướng tăng. Đồng thời, mục tiêu chính của nhà quản trị yêu cầu dự toán về chi phí để có kế hoạch về dòng tiền. Phần mềm Stata đã đáp ứng yêu cầu về việc phân tích mối quan hệ giữa doanh thu và các loại chi phí trong lịch sử để dự báo cho giai đoạn kế tiếp. Từ số liệu của từng loại chi phí và số liệu tổng cộng các loại chi phí được tính toán, nhà quản trị căn cứ vào các chính sách tín dụng bán hàng cũng như mua hàng để ước tính dòng tiền vào, dòng tiền ra. Từ đó, có kế hoạch về nguồn tiền cụ thể để thực hiện kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp đã đặt chỉ tiêu một cách chủ động và tối ưu nhất các nguồn lực mà doanh nghiệp hiện có. ua minh họa tình huống cụ thể trên chúng ta có thể thấy việc ứng dụng phần mềm Stata trong việc phân tích dữ liệu kế toán có nhiều điểm tích cực như thao tác thực hiện dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng; Các chỉ tiêu kinh tế được định lượng r ràng. Phần mềm đáp ứng được việc tính toán dữ liệu với khối lượng quan sát lớn và các nhu cầu quản trị phức tạp đòi hỏi phản ánh mối quan hệ của nhiều chỉ tiêu kinh tế cùng một lúc. Điều này là rất quan trọng vì để đưa ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp một cách hiệu quả, các nhà quản trị cần xem x t và cân nh c dựa trên tổng hòa các yếu tố tác động. u thế của việc sử dụng phần mềm Stata trong xử lý dữ liệu kế toán phục vụ cho quản trị là không thể phủ nhận. Tuy nhiên để đưa Stata vào sử dụng tại các doanh nghiệp còn hạn chế, đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ và vừa còn gặp nhiều khó khăn do vấn đề về nhân sự và quan điểm. Một mặt nằm ở trình độ nhân sự ở bộ phận kế toán quản trị hay bộ phận phân tích tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, lãnh đạo doanh nghiệp không đưa ra các yêu cầu quyết liệt về vấn đề phân tích dữ liệu một cách chuyên nghiệp và nâng cao. n_19 n_20 n_21 Doanh thu 44.000 48.400 53.240 Giá vốn hàng bán 32.480 35.648 39.133 Lợi nhuận gộp 11.520 12.752 14107.2 Chi phí bán hàng 3.740 4.136 4571.6 Chi phí quản lý 3.002 3.301 3630.32 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh chính 4.778 5314.8 5905.28 Chỉ tiêu n_19 n_20 n_21 Giá vốn hàng bán 32.480 35.648 39.133 Chi phí bán hàng 3.740 4.136 4.572 Chi phí quản lý 3.002 3.301 3.630 Tổng cộng chi phí 39.222 43.085 47.335 258 Chính vì vậy, theo tôi đội ngũ nghiên cứu ứng dụng chính là cầu nối của việc kết nối các thành tựu nghiên cứu của giới nghiên cứu với các đối tượng sử dụng trong thực tiễn hoạt động. 5. Kết luận Stata là một chương trình thống kê mạnh, là một công cụ hữu ích không chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu mà rất hữu ích trong việc quản lý và xử lý dữ liệu. Nếu các doanh nghiệp có thể khai thác ứng dụng phần mềm này thì đây là một công cụ phục vụ rất tốt cho việc phân tích và phục vụ mục đích quản trị kinh doanh. Bài viết này chỉ minh họa một nội dung nhỏ trong ứng dụng của Stata. Mong rằng bài viết sẽ là một gợi ý hữu ích nhằm giúp các doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng ứng dụng này một cách phổ biến và hiệu quả trong hoạt động của mình. TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thị Tuấn Anh. 2014) Hướng dẫn thực hành Stata 12, NXB Kinh tế TP HCM Phạm Văn Dược. 2015) Phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Kinh tế TP HCM