Bài giảng Nguyên lý kế toán - Đoàn Thị Hân

giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng trong kỳ là những thông tin quan trọng để xác định kết quả hoạt động tiêu thụ của kỳ kế toán. Để cung cấp thông tin cho quản lý quá trình tiêu thụ cũng như để xác định kết quả tiêu thụ được chính xác, kế toán quá trình tiêu thụ có nhiệm vụ sau: - Đo lường và phản ánh kịp thời, chính xác giá vốn và doanh thu của thành phẩm, hàng hoá bán ra trong kỳ; - Tập hợp đúng, đủ và kịp thời chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ; - Xác định chính xác kết quả tiêu thụ trong kỳ; - Lập các báo cáo tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo yêu cầu của quản lý. 8.4.2. Tài khoản sử dụng • TK “Thành phẩm” = TK 155. • TK “Hàng gửi bán” = TK 157. • TK “Giá vốn hàng bán” = TK 632. • TK “DT bán hàng và cung cấp dịch vụ” = TK 511. • TK “Chi phí bán hàng” = TK 641. • TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp” = TK 642. • TK “Xác định kết quả kinh doanh” = TK 911. • TK “Thuế GTGT phải nộp” = TK 3331. • TK “Phải thu của khách hàng” = TK 131. 8.4.2.1. Kết cấu một số tài khoản chủ yếu * TK “Thành phẩm” - Công dụng: Là TK phản ánh giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm nhập kho. - Nội dung và kết cấu: TK “Thành phẩm” * TK “Hàng gửi bán” - Công dụng: Là TK theo dõi các sản phẩm, hàng hoá của DN đang gửi bán ở các đại lý, đem ký gửi hoặc đang chuyển theo hợp đồng. Trị giá thành phẩm nhập kho trong kỳ. Trị giá thành phẩm xuất kho trong kỳ. SD: Trị giá thành phẩm tồn kho đầu (cuối) kỳ. 109 - Nội dung và kết cấu: TK “Hàng gửi bán” Trị giá vốn của hàng gửi bán. Trị giá vốn của hàng gửi bán được chấp nhận hay từ chối trả lại. SD: Trị giá vốn của hàng gửi bán chưa được tiêu thụ. * TK “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - Công dụng: Là TK phản ánh tổng giá trị được thực hiện do bán sản phẩm, hàng hoá cung cấp các dịch vụ cho khách hàng. - Nội dung và kết cấu: TK “DT bán hàng và cung cấp dịch vụ” - Các khoản làm giảm DT: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp nếu có. - Cuối kỳ kết chuyển DT bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ sang TK xác định kết quả kinh doanh. Tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ. * TK “Giá vốn hàng bán” - Công dụng: Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá thực tế tiêu thụ trong kỳ. - Nội dung và kết cấu: TK “Giá vốn hàng bán” Trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ. Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ sang TK xác định kết quả kinh doanh. 110 Ngoài ra kế toán quá trình tiêu thụ còn sử dụng một số TK: TK “chi phí bán hàng”; TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp”; TK “Tiền mặt” TK “Tiền gửi ngân hàng” TK “Thuế GTGT được khấu trừ” 8.4.2.2. Trình tự hạch toán * Tiêu thụ theo phương thức trực tiếp 1, Xuất kho thành phẩm, hàng hoá hoặc thực hiện các dịch vụ giao bán cho khách hàng a, Phản ánh giá vốn hàng bán (căn cứ vào Phiếu xuất kho) Nợ TK “Giá vốn hàng bán”. Có TK “Thành phẩm”, “Hàng hóa”: xuất kho Thành phẩm, Hàng hóa. Có TK “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: Xuất bán trực tiếp tại phân xưởng (không qua kho). b, Phản ánh doanh thu Nợ TK “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”: Nếu thu được tiền ngay. Nợ TK “Phải thu của khách hàng”: Nếu khách hàng nợ. Có TK “Thuế và các khoản phải nộp”: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Có TK “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tổng giá bán chưa có thuế. 2, Chi phí bán hàng phát sinh như vận chuyển sản phẩm đi bán, quảng cáo, bảo hành) Nợ TK “Chi phí bán hàng”. Có TK “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tạm ứng”. 3, Khi khách hàng trả nợ tiền hàng cho DN Nợ TK “Tiền mặt”, “Tiền gửi ngân hàng”. Có TK “Phải thu của khách hàng”. 4, Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; các chi phí để xác định kết quả KD a, Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Có TK “Xác định kết quả kinh doanh”. 111 b, Kết chuyển chi phí Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh”. Có TK “Giá vốn hàng bán”. Có TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. 5a, Nếu có lãi Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh”. Có TK “LN sau thuế chưa phân phối”. 5b, Nếu lỗ Nợ TK “LN sau thuế chưa phân phối”. Có TK “Xác định kết quả kinh doanh”. * Tiêu thụ theo phương thức gửi bán chờ chấp nhận hay gửi đại lý, ký gửi 1, Khi xuất kho thành phẩm, hàng hoá đem gửi bán hoặc chuyển theo hợp đồng Nợ TK “Hàng gửi đi bán”. Có TK “Thành phẩm”; “Hàng hóa”: xuất kho Thành phẩm, Hàng hóa. Có TK “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: xuất bán trực tiếp tại phân xưởng (không qua kho). 2, Khi hàng gửi bán được chấp nhận thanh toán a, Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK “Giá vốn hàng bán”. Có TK “Hàng gửi bán”. b, Phản ánh doanh thu - Đối với hàng chuyển theo hợp đồng p/á tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. - Đối với đại lý ký gửi, TK 131 được coi là các đại lý. 3, Các bút toán khác giống phương thức tiêu thụ trực tiếp 112 TK155,156 Tk 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Giá vốn hàng xuất bán trực tiếp Kết chuyển DT bán hàng Doanh thu bán hàng TK 157 Kết chuyển giá vốn TK 333 Giá vốn hàng xuất gửi bán Gía vốn hàng gửi bán đã tiêu thụ Thuế GTGT (nếu có) TK 334, 338, 152, 153, 242, 214... TK 641 Tập hợp chi phí bán hàng Kết chuyển CP bán hàng TK 421 TK 642 Kết chuyển lỗ Tập hợp chi phí quản lý DN Kết chuyển CP quản lý DN Kết chuyển lãi Sơ đồ 8.4. Sơ đồ kế toán quá trình tiêu thụ 113 Ví dụ 8.3: Tình hình tiêu thụ thành phẩm của Doanh nghiệp X trong tháng 06/N như sau (đơn vị tính: nghìn đồng): 1. Xuất kho thành phẩm bán cho doanh nghiệp C: giá vốn: 120.000, giá bán chưa có thuế GTGT: 180.000, thuế GTGT: 18.000, tổng giá thanh toán: 198.000. Doanh nghiệp C đã nhận hàng và thanh toán tiền cho đơn vị bằng chuyển khoản. 2. Doanh nghiệp A ứng trước tiền mua hàng cho đơn vị bằng chuyển khoản: 231.000. 3. Xuất kho thành phẩm gửi bán cho Doanh nghiệp B, giá bán chưa có thuế GTGT: 90.000, thuế GTGT: 9.000, tổng giá thanh toán 99.000, giá vốn: 60.000. 4. Xuất kho thành phẩm bán cho Doanh nghiệp A: giá vốn: 140.000, giá bán chưa có thuế GTGT: 210.000, thuế GTGT: 21.000, tổng giá thanh toán: 231.000. Doanh nghiệp A đã nhận hàng và tiền hàng được trừ vào số tiền Doanh nghiệp A đã ứng trước cho đơn vị (ở nghiệp vụ 2). 5. Doanh nghiệp B thông báo đã nhận được hàng đơn vị chuyển đi bán ở nghiệp vụ 3 và chấp nhận thanh toán. 6. Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. - Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng: 12.000. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của nhân viên bán hàng tính vào chi phí theo qui định. - Khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng: 7.200. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: 8.400 (trong đó thuế GTGT: 400), đã thanh toán bằng tiền mặt. 7. Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng. - Tiền lương phải trả nhân viên quản lý: 24.000. - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương của nhân viên quản lý tính vào chi phí theo qui định. - Khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng: 14.500. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: 6.300 (trong đó thuế GTGT: 300), đã thanh toán bằng tiền mặt. Yêu cầu: 1/ Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên? 2/ Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên vào các tài khoản kế toán liên quan và kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong tháng? 114 Định khoản: 1a. Nợ TK Tiền gửi ngân hàng - 112 : 198.000. Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - 511 : 180.000. Có TK Thuế và các khoản phải nộp ngân sách - 333 : 18.000. b. Nợ TK Giá vốn hàng bán - 632 : 120.000. Có TK Thành phẩm - 155 : 120.000. 2. Nợ TK Tiền gửi ngân hàng - 112 : 231.000. Có TK Phải thu khác - 131 : 231.000. CT TK phải thu khách hàng - DN A : 231.000. 3. Nợ TK Hàng gửi bán - 157 : 60.000. Có TK Thành phẩm - 155 : 60.000. 4. a. Nợ TK Phải thu khách hàng - 131 : 231.000. CT TK Phải thu KH - DN A : 231.000. Có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - 511 : 210.000. Có TK Thuế và các khoản phải nộp NN - 333 : 21.000. b. Nợ TK Giá vốn hàng bán - 632 : 140.000. Có TK Thành phâm - 155 : 140.000. 5. a. Nợ TK Phải thu khách hàng - 131 : 99.000. CT TK Phải thu khách hàng 131 - DN B : 99.000. Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - 511: 90.000. Có TK Thuế và các khoản PNNN - 333 : 9.000. b. Nợ TK Giá vốn hàng bán - 632 : 60.000. Có TK Hàng gửi bán - 157 : 60.000. 6. Nợ TK Chi phí bán hàng - 641 : 29.480. Nợ TK Thuế GTGT được KT - 133 : 400. Có TK Phải trả người lao động - 334 : 12.000. Có TK Phải trả phải nộp khác - 338 : 2.880. Có TK HM tài sản cố định - 214 : 7.200. Có TK Tiền mặt - 111 : 8.400 7. Nợ TK Chi phí quản lý doanh nghiệp - 642: 49.060. Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ - 133 : 300. Có TK Phải trả người lao động - 334 : 24.000. Có TK Phải trả phải nộp khác - 338 : 5.760. Có TK HM tài sản cố định - 214 : 14.500. Có TK Tiền mặt - 111 : 6.300. 115 8. Kết chuyển a. Kết chuyển thu nhập Nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - 511 : 480.000. Có TK xác định kết quả kinh doanh - 911 : 480.000. b. Kết chuyển chi phí Nợ TK xác định kết quả kinh doanh - 911 : 400.340. Có TK Giá vốn hàng bán - 632 : 320.000. Có TK chi phí bán hàng - 641 : 30.080. Có TK chi phí quản lý doanh nghệp - 642 : 50.260. c. Kết chuyển lợi nhuận Nợ TK lợi nhuận sau thuế chưa phân phối - 421 : 79.660. Có TK xác định kết quả kinh doanh - 911 : 79.660. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Các phương pháp kế toán được vận dụng trong kế toán từng quá trình cung cấp, sản xuất và tiêu thụ như thế nào? 2. Nguyên tắc giá gốc và khách quan được vận dụng trong kế toán quá trình cung cấp và sản xuất như thế nào? 3. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và phù hợp được vận dụng trong kế toán quá trình tiêu thụ như thế nào? 4. Nêu ý nghĩa, nhiệm vụ hạch toán các quá trình kế toán cơ bản? 116 Chương 9 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN 9.1. Sổ kế toán 9.1.1. Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để ghi chép, hệ thống hóa các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu từ các chứng từ gốc theo đúng phương pháp kế toán. Mục đích nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý trong đơn vị. Tác dụng của sổ kế toán: - Cung cấp thông tin cho chỉ đạo hoạt động thông tin hàng ngày; - Dựa trên thông tin trên sổ kế toán, có thể xử lý, lựa chọn các thông tin có ích để lập báo cáo, phân tích tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định từ nội bộ hoặc từ các chủ thể bên ngoài. 9.1.2. Các loại sổ kế toán, nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh 9.1.2.1. Theo phương pháp ghi chép trên sổ Gồm sổ ghi theo thứ tự thời gian, sổ ghi theo hệ thống, sổ liên hợp. - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là loại sổ dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh liên tục theo thời gian. Sổ này phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gọi là sổ nhật ký. Nó có tác dụng phản ánh và kiểm tra các hoạt động kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, theo dõi hàng ngày. Ví dụ như sổ nhật ký chung. Biểu 9.1. Sổ nhật ký chung Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TT dòng Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 01/01 01 01/01 Rút TGNH nhập quỹ TM R 1 111 100 112 100 Cộng 117 - Sổ ghi theo hệ thống (Sổ cái): Là sổ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng phản ánh và mối đối tượng phản ánh được ghi chép trên 1 tờ sổ cái riêng. Loại sổ này được dùng phổ biến trong hạch toán tổng hợp và chi tiết. Biểu 9.2. Sổ cái SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) Năm: Tên tài khoản: ... Số hiệu: . Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu năm SPS trong tháng Cộng SPS Số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý - Sổ liên hợp (Sổ nhật ký sổ cái): Là sổ kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó theo tài khoản trên cùng 1 trang sổ. Biểu 9.3. Nhật ký sổ cái TT dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền phát sinh Số hiệu TK đối ứng TT dòng TK Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có SDĐK SPS trong kỳ Cộng SPS SDCK 118 9.1.2.2. Theo nội dung ghi chép thì sổ kế toán chia làm 3 loại - Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái... - Sổ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán chi tiết (cấp 2,3, 4) như sổ chi tiết vật liệu. - Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 2,3, 4 hoặc các điều khoản chi tiết như các nhật ký chứng từ. 9.1.2.3. Theo kiểu bố trí mẫu sổ - Sổ bố trí 2 bên: Mỗi trang được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh riêng số phát sinh tăng, số phát sinh giảm. Ví dụ Sổ cái - Sổ kiểu 1 bên: Là loại sổ mà cả 2 cột Nợ và Có của TK được bố trí cùng 1 bên trang sổ. - Sổ kiểu bàn cờ: Thông thường tài khoản đối ứng với nhau (Nợ/Có) được quy tụ ở 1 ô bàn cờ của phần ghi số tiền. Như vậy việc sắp xếp TK ghi Nợ và TK ghi Có của phải để ở dòng của sổ và cột của sổ. VD: Các Nhật ký chứng từ, các bảng kê. 9.1.2.4. Theo hình thức tổ chức sổ - Sổ đóng quyển: Sổ cái. - Sổ tờ rời: Là các tờ sổ để riêng biệt. 9.1.3. Chu trình kế toán trên sổ kế toán 9.1.3.1. Mở sổ kế toán - Đầu năm dương lịch hay đầu niên độ kế toán, các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo đúng danh mục các loại sổ kế toán đã đăng ký cho năm đó và phù hợp với các khoản mục ghi trên bảng cân đối kế toán. - Các sổ quyển cần phải có dấu giáp lai giữa 2 trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng. - Số dư đầu năm trong các sổ kế toán được căn cứ vào bảng cân đối kế toán được lập vào cuối năm trước để ghi (chuyển số dư cuối năm trước sang số dư đầu năm nay). - Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở 1 bộ sổ kế toán duy nhất và chính thức. - Sổ được mở dùng trong suốt niên độ theo quy định. - Cuối sổ phải có các chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ. 119 9.1.3.2. Kỹ thuật ghi sổ kế toán - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ (hợp lệ, hợp pháp). - Số liệu được ghi: + Chính xác, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, sạch sẽ; + Bằng mực tốt, không phai, không nhoè; + Ghi liên tục, không cách dòng; + Không ghi xen kẽ, ghi chồng chéo; + Không được tẩy xoá; + Dòng không có số liệu phải gach ngang - Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và phương pháp ghi sổ. - Khi ghi sai hoặc phát hiện sai sót trong kế toán thì phải sửa chữa theo đúng phương pháp quy định. 9.1.3.3. Chữa sổ kế toán * Phương pháp cải chính: - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này dùng để sửa chữa những sai sót khi được phát hiện sớm khi chưa khóa sổ kế toán và không ghi sai quan hệ đối ứng. - Cách tiến hành: + Gạch ngang số sai bằng mực đỏ; + Ghi lại số đúng bằng mực thường ở trên số ghi sai; + Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận việc chữa sổ. VD: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 10.000.000 đồng kế toán đã ghi sai: Nợ TK “Tiền mặt” : 10.000.000. Có TK “Tiền gửi ngân hàng”: 1.000.000. * Phương pháp ghi bổ sung - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp số đã ghi (sai) nhỏ hơn số đúng hoặc kế toán bỏ sót chưa ghi sổ. - Cách sửa chữa sổ: Trước hết tìm số chênh lệch giữa số sai và số đúng sau đó ghi thêm 1 bút toán bổ sung bằng mực thường. TK “Tiền gửi ngân hàng” 10.000.000 1.000.000 TK “Tiền mặt” 10.000.000 120 - Ví dụ: Xuất quỹ Tiền mặt trả lương cho công nhân viên số tiền 70.000.000 đồng kế toán ghi nhầm 60.000.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK “Phải trả người lao động” : 60.000.000. Có TK “Tiền mặt” : 60.000.000. Bút toán ghi bổ sung: Nợ TK “Phải trả người lao động” : 10.000.000. Có TK “Tiền mặt” : 10.000.000. * Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ) - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này dùng mực đỏ để sửa hoặc dùng ký hiệu ( ) số đã sửa và được áp dụng trong trường hợp sai sót được phát hiện chậm trước hoặc sau khi khoá sổ, nó được áp dụng trong 3 trường hợp: + Trường hợp 1: Định khoản đúng nhưng số tiền đã ghi lớn hơn số đúng; + Trường hợp 2: Ghi trùng 2 lần 1 nghiệp vụ kinh tế; + Trường hợp 3: Định khoản sai (ghi sai quan hệ đối ứng). - Cách sửa chữa sổ: + Trường hợp 1: Trước hết tìm chênh lệch giữa số sai và số đúng sau đó ghi thêm 1 bút toán đỏ với số tiền là chênh lệch thừa. Ví dụ: Vay ngắn hạn ngân hàng nhập quỹ Tiền mặt số tiền 20.000.000 đồng, kế toán đã ghi sổ là 30.000.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK “Tiền mặt” : 30.000.000. Có TK “Vay và nợ thuê tài chính” : 30.000.000. Ghi thêm bút toán đỏ hoặc mực thường nằm trong ngoặc đơn: Nợ TK “Tiền mặt” : (10.000.000). Có TK “Vay và nợ thuê tài chính” : (10.000.000). + Trường hợp 2: Tương tự như trường hợp 1 ta sửa số liệu bằng cách ghi thêm 1 định khoản bằng mực đỏ với số tiền đúng bằng số ghi trùng. + Trường hợp 3: Trước hết phải ghi bút toán đỏ để xoá sổ bút toán ghi sai. Sau đó ghi lại bằng bút toán đúng bằng mực thường. 121 Ví dụ: Công ty X đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp là 20.000.000 đồng, doanh nghiệp đã nhập quỹ tiền mặt. - Kế toán ghi sai: Nợ TK “Phải trả người bán” : 20.000.000 (công ty X). Có TK “Tiền mặt” : 20.000.000. - Bút toán xoá sổ: Nợ TK “Phải trả người bán” : (20.000.000) (công ty X). Có TK “Tiền mặt” : (20.000.000). - Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường: Nợ TK “Tiền mặt” : 20.000.000 (cty X). Có TK “Phải thu của khách hàng” : 20.000.000. 9.2. Các hình thức sổ kế toán cơ bản 9.2.1. Khái niệm hình thức sổ kế toán Hình thức sổ kế toán là hệ thống các loại sổ kế toán có chức năng ghi chép, kết cấu nội dụng khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của các chứng từ gốc. Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm: số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo 1 trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính và để lập Báo cáo tài chính cuối kỳ. Có 5 hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính. Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng cho DN căn cứ vào: + Loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; + Quy mô sản xuất kinh doanh: vừa - nhỏ - lớn; + Đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp: hàng ngày, tháng; + Trình độ, năng lực của nhân viên kế toán; + Trang thiết bị cho công tác kế toán. → Từ đó lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với DN mình. Hình thức kế toán trên máy vi tính. 122 9.2.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung  Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ nhật ký đặc biệt, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.  Sơ đồ khái quát  Ghi chú: Sơ đồ 9.1. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung  Trình tự ghi sổ kế toán (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi vào Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Ghi quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết 123 Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động kế toán. - Nhược điểm: Công việc ghi chép bị trùng lặp nhiều. - Điều kiện áp dụng: Đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, có nhiều nhân viên kế toán. 9.2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ  Đặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.  Trình tự ghi sổ kế toán (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. 124 Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động. - Nhược điểm: Ghi chép bị trùng lặp, công việc dồn nhiều vào cuối kỳ kế toán nên việc lập báo cáo kế toán thường bị chậm. - Điều kiên áp dụng: Mọi loại hình DN.  Sơ đồ khái quát Sơ đồ 9.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 125 9.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái  Đặc trưng cơ bản Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.  Sơ đồ khái quát Sơ đồ 9.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái  Trình tự ghi sổ kế toán (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết xá