Bài giảng Kỹ năng thuyết trình với MS Powerpoint - Phạm Thanh An

P R E SE N TA T IO N S K IL L S KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VỚI MS .POWERPOINT Giảng viên: Phạm Thanh An Trường Cao Đẳng Quốc tế KENT P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Mục tiêu  Cung cấp cho sinh viên những khái niệm và kỹ năng để chuẩn bị và thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả.  Một số quy tắc khi thuyết trình  Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả với Powerpoint  Rèn luyện khả năng thuyết trình cho sinh viên. P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Nội dung trình bày  Khái niệm về giao tiếp và thuyết trình  Đối phó với tình trạng lo âu, hồi hộp  Lập kế hoạch thuyết trình  Sử dụng màu sắc, font chữ trong thuyết trình  Một số quy tắc trong thuyết trình P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Tài liệu tham khảo  Effective Presentation Skills , A Practical Guide to Better Speaking, Steve Mandel  How to present at meetings, George M Hall  Powerful Presentation Skills, The Career Press P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Khái niệm về giao tiếp  Giao tiếp (Communication) là một tiến trình tương tác, trao đổi thông tin hai chiều giữa các chủ thể tham gia, thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thuyết trình  Thuyết trình là trình bày trước nhiều người một vấn đề, một chủ đề nào đó.  Thuyết trình thiên về khuynh hướng giao tiếp một chiều  Mục đích của thuyết trình – Thông báo – Thuyết phục – Giáo dục P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Cảm giác lo âu, hồi hộp  Lo lắng, hồi hộp là một trạng thái tự nhiên, tồn tại khi chúng ta đối mặt với một áp lực nào đó  Những điều làm chúng ta lo âu khi thuyết trình – Chưa bao giờ làm việc đó – Không biết sẽ nói điều gì – Quên những gì muốn nói – Không biết cách tổ chức tài liệu – Hết những vấn đề cần nói – Không biết trả lời khi có người đặt câu hỏi P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Nhận diện sự hồi hộp, lo âu  Để kiểm soát trạng thái tâm lý lo âu, hồi hộp, chúng ta cần nhận diện chúng  Một số diễn tả chung về sự lo âu – Quên những vấn đề muốn trình bày – Sợ sẽ biến thành anh hề trước mọi người – Sợ mọi người cười, chê mình – Trở nên nói cằ lắp hay nói sai  “The only way to truly overcome a fear is to do whatever it is you fear “ P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp  Tổ chức – Thiếu tổ chức là một trong những nguyên nhân chính gây nên lo âu, hồi hộp – Nếu tư duy của bạn được tổ chức tốt, sẽ cho chúng ta sự tư tin, giúp chúng ta tập trung năng lượng vào việc thuyết trình  Hình dung (Visualize): – Hình dung đi lại trong phòng, phát tài liệu, giới thiệu, những câu hỏi về lĩnh vực đó – Nhẩm lại trong đầu với trình tự như vậy P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)  Thực hành (Practice) – Nhẩm lại trong đâu hay chỉ trên môi – Thực hành đứng dậy, sử dụng các công cụ hỗ trợ như đang thuyết trình thật trước khán giả  Hơi thở (Breathe): – Khi sức lực căng ra, chúng ta cảm thấy hồi hộp, do hơi thở chúng ta không đủ sâu – Hít sâu nhiều lần, đững duỗi chân thẳng nhưng phải thư giãn P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)  Tập trung vào thư giãn (Focus on relaxing) – Thay vì nghĩ về sự căng thẳng hãy tập trung vào việc hư giãn  Giải phóng căng thẳng (Release tension)  Di chuyển  Giữ liên lạc bằng mắt (eye contact ) P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Trang phục cá nhân (Personal Appearance)  Mẫu mực, màu sắc đơn giản  “Khán giả chú ý đến bạn chứ không phải những thứ bạn mặc “ P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Trang phục cá nhân (tt)  Với nữ: – Không mặc quá chật – Nên mặc áo tay dài – Màu sắc hài hòa với màu da và tóc của bạn – Tránh dùng trang sức sặc sỡ – Trang điểm đơn giản  Với Nam – Nên mặc đồ vét, tránh dùng đồ ca rô, kẻ sọc, sặc sỡ – Cà vạt phù hợp với màu mắt và mặt – Tùy vào mức độ trang trọng, nên cài nút áo vét hay không P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Một bài thuyết trình hiệu quả  Khán giả tập trung  Hoàn thành các mục tiêu đề ra  Bạn cảm thấy hài lòng  Khán giả cảm thấy hài lòng  Sử dụng thời gian hợp lý  Bố cục, cấu trúc logic và nhất quán P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Các bước khi thuyết trình  Lên kế hoạch (Planning)  Chuẩn bị (Preparation)  Thực hành (Practice)  Thuyết trình (performance)  Hỏi đáp (Questions) P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Lập kế hoạch thuyết trình  Mục đích – Mục đích thuyết trình của bạn là gì ? – Ví dụ: Giúp sinh viên thực hiện bài thuyết trình hiệu quả  Mục tiêu – Bạn muốn khản giả của bạn nhận được cái gì ? – Ví dụ: • Thay đổi thái độ, niềm tin (thuyết phục) • Truyền đạt tri thức (thông tin) • Thay đổi hành vi P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Lập kế hoạch thuyết trình  Khán giả – Nhu cầu: Xác định được khán giả cần cái gì ? – Thái độ: Hứng thú chủ đề của bạn hay không ? – Mức độ nhận thức họ: – Nhân khẩu học (Demographic Information ) • Tuổi, giới tính, chủng tộc • Tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ – Môi trường thuyết trình : không gian, cách bố trí phòng, số người  Thời gian thuyết trình: – Bài thuyết trình kéo dài trong bao lâu ? P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Chuẩn bị bài thuyết trình  Nội dung – Liệt kê mọi thứ liên quan đến mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình – Tìm kiếm các tài liệu quanh chủ đề của bài thuyết trình – Lựa chọn tài liệu : chia thành các mức độ • Phải có • Nên có • Có thể có P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)  Tài liệu để cho bài thuyết trình bao gồm – Sách – Báo, Tạp chí – Trang webs – Ví dụ minh họa – Thống kê, số liệu thực tế – Demo P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)  Khi đã có chủ đề của bài thuyết trình – Hình thành các ý tưởng chính – Với mỗi ý tưởng chính, hành thành các ý tưởng con  Xây dựng bản tóm tắt cho bài thuyết trình – Đánh số thứ tự – Sử dụng các hình ảnh – Ghi chép để dễ nhớ nhất – Có sự kết nối, hướng dẫn đến các phần chi tiết hơn – Trình bày theo bố cục P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Cấu trúc của bài thuyết trình Giới thiệu (10%) Thân (80%) Kết (10%) P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Giới thiệu  Lời chào khán giả  Đơn vị tổ chức  Giới thiệu về bản thân: kinh nghiệm, nơi công tác, vv  Giới thiệu về chủ đề bài thuyết trình  Nêu mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình  Nêu những nội dung chính  Thời gian cho bài buổi thuyết trình P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Phần Thân  Trình bày chủ đề, nội dung với các giải thích, minh họa rõ ràng  Sử dụng những lập luận chặt chẽ:  Lập luận phải gắn với kết luận  Nhất quán với các lập luận khác cùng lập trường.  Giải thích và lý giải đầy đủ  Sử dụng biểu đồ, bảng, hành ảnh, video, bản đồ, số liệu thực tế để thuyết phục, làm rõ vấn đề P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Phần Kết  Nhấn mạnh những nội dung quan trọng  Đưa ra các kết luận  Yêu cầu đặt câu hỏi P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thực hành  Thực hành, thực hành, và thực hành – Tranh thủ cơ hội để thực hành trước Gia đình, đồng nghiệp, lớp học – Giảm sự lo âu hồi hộp – Làm quen với công cụ hỗ trợ thuyết trình – Điều chỉnh thời gian – Tậ trung vào các điểm chính – Trình bày có cấu trúc logic P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thuyết trình  Chuẩn bị – Đến sớm – Kiểm tra trang phục, trang thiết bị , phòng – Phát Handouts P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thuyết trình (tt)  Trong khi thuyết trình – Âm lượng: vừa phải và rõ ràng – Nhịp độ, ngữ điệu – Eye contact – Body language – Di chuyển, vị trí – Điệu bộ, cử chỉ – Tương tác với khán giả – Từ ngữ: Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng tránh mơ hồ đa nghĩa – Tập trung vào chủ đề không trình bày quá rộng – Luôn quan sát thái độ của khán giả : ? P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thuyết trình (tt) P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Thuyết trình (tt) P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Hỏi đáp  Ghi chép lại các câu hỏi  Trước khi trả lời, nhắc lại câu hỏi cho toàn bộ khán giả cùng nghe  Nếu gặp câu hỏi không trả lời được – Yêu cầu khán giải gợi ý, làm rõ – Hẹn sẽ trao đổi riêng lại sau P R E SE N TA T IO N S K IL L S 5/22/2014 Q&A