Giáo trình Nghiệp vụ thanh toán

CHƢƠNG 1

MỘT SỐ CHỨNG TỪ THANH TOÁN PHỔ BIẾN

TRONG DU LỊCH

Mục đích: Cung cấp khái niệm về những loại chứng từ sử dụng trong du lịch.

Cách lập và xử lý chứng từ.

Yêu cầu: Học xong bài này học sinh sẽ biết được có những loại chứng từ

thanh toán nào, phạm vi áp dụng trong thanh toán tại khách sạn, bộ phận

thanh toán của các đại lý du lịch; biết cách lập, sửa và xử lý chứng từ đó.

1- Khái niệm về chứng từ.

Những giấy tờ dùng để ghi chép để phản ánh một nghiệp vụ kinh tế

phát sinh và đã hoàn thành gọi là chứng từ.

Chứng từ ngoài công dụng dùng để ghi chép còn có tác dụng rất lớn

trong công tác quản lý kinh tế ở đơn vị.

Chứng từ phân loại theo qui định quản lý của Nhà nước gồm 2 loại:

- Chứng từ bắt buộc: Hệ thống chứng từ bắt buộc là hệ thống chứng từ

phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản

lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này,

Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh,

phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các

thành phần kinh tế. Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng

thông thường, biên lai thu tiền, vé thu phí,

- Chứng từ hướng dẫn: Chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội

bộ đơn vị, phục vụ cho yêu cầu thông tin hạch toán nội bộ. Đối với loại

chứng từ này, Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu quan trọng có tính

chất đặc trưng để các đơn vị vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các

đơn vị có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu

sao cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Một số loại chứng từ thường sử dụng trong khách sạn: biên nhận đặt

cọc, phiếu đặt buồng có bảo đảm, phiếu theo dõi dịch vụ của khách, phiếu thu

đổi ngoại tệ, hóa đơn, voucher Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu

5

Các yếu tố cơ bản của chứng từ:

Thông thường một chứng từ kế toán phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố

sau đây:

- Tên gọi của chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.

- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác

của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các

pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và

người phê duyệt (giám đốc đơn vị), đóng dấu đơn vị.

- Đối với những chứng từ có liên quan đến việc bán hàng, cung cấp

dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã qui định phải có thêm các chỉ tiêu

liên quan đến thuế.

pdf71 trang | Chia sẻ: Thục Anh | Ngày: 25/05/2022 | Lượt xem: 434 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang nội dung tài liệu Giáo trình Nghiệp vụ thanh toán, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
thẻ JCB là chữ JCB được lồng trong 3 đường gạch đứng song song liền nhau với màu sắc khác nhau (xanh dương – đỏ - xanh lá cây). Biểu tượng của thẻ Diners Club bao giờ cũng có logo của Diners Club là vòng tròn có gạch màu trắng, đổ bóng nền xanh dương và dòng chữ Diners Club. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 52 Tên và biểu tượng của thẻ cho biết ngân hàng phát hành. Biểu tượng này do ngân hàng phát hành thiết kế và in lên bề mặt thẻ. Đây là những biểu tượng rất khó giả mạo do vậy nó cũng được xem như yếu tố an ninh chống giả mạo. + Số thẻ: Đây là số dành riêng cho mỗi chủ thẻ, số được dập nổi lên trên thẻ, số này sẽ được in lại trên hóa đơn khi chủ thẻ đi mua hàng. Tùy theo từng loại thẻ mà có chữ số khác nhau và cấu trúc theo nhóm cũng khác nhau. Số thẻ của Visa thường có hai loại 16 số và 13 số và luôn luôn bắt đầu bằng số 4: 4xxx xxxx xxxx xxxx 4xxx xxx xxx xxx Số của thẻ MasterCard gồm 16 số, luôn bắt đầu bằng số 5: 5xxx xxxx xxxx xxxx Số của thẻ Amex luôn có 15 số và số bắt đầu bằng số 37 hoặc 34: 34xx xxxxxx xxxxx 37xx xxxxxx xxxxx Số của thẻ JCB luôn có 16 số, chia làm 4 nhóm và bắt đầu bằng số 35: 35xx xxxx xxxx xxxx Số của thẻ Diners Club International có 14 số, chia làm 3 nhóm và bắt đầu bằng số 36: 36xx xxxxxx xxxx Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 53 Số của thẻ Diners Club (sử dụng ở Mỹ và Canada có 16 số, bắt đầu bằng số 55: 55xx xxxx xxxx xxxx + Ngày hiệu lực của thẻ: Đây là thời hạn mà thẻ được lưu hành. Có hai cách ghi: Từ ngày đến ngày Ngày hiệu lực cuối cùng thẻ. Đối với MasterCard, trước ngày hiệu lực là 4 số in nổi cho biết số ICA (Interbank Card Association) của ngân hàng phát hành, mã số của ngân hàng phát hành phải phù hợp với tên ngân hàng in trên thẻ. Mỗi ngân hàng phát hành sẽ được Hiệp hội MasterCard cho một số tham chiếu riêng để phân biệt với nhau. + Họ và tên của chủ thẻ: In bằng chữ nổi. Do thẻ không được chuyển nhượng nên: . Nếu là tên cá nhân: là thẻ cá nhân . Nếu là tên công ty và tên người được ủy quyền sử dụng thẻ: thẻ công ty. + Số mật mã đợt phát hành: Số này không bắt buộc và thường chỉ có thẻ Amex in số này. + Trên mặt trước còn có một số đặc điểm riêng của từng loại thẻ: VD: Thẻ Visa luôn có chữ V in sau ngày hiệu lực. Cụ thể: CV hay PV để chỉ loại thẻ thường. RV hay GV để chỉ loại thẻ vàng. Trên thẻ MasterCard sau ngày hiệu lực có chữ M và C viết lồng vào nhau. Trên thẻ JCB nếu là thẻ vàng sẽ có chữ G sau ngày hiệu lực.  Mặt sau của thẻ: Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 54 + Dãy băng từ có khả năng lưu trữ những thông tin như: . Số thẻ . Ngày hiệu lực . Tên chủ thẻ . Tên ngân hàng phát hành . Mã số bí mật cá nhân (mã số PIN: Personal Identificate Number). Dãy băng từ được cấu tạo có 2 hoặc 3 rãnh, những rãnh này sẽ được đọc bởi những thiết bị chuyên dùng như POS, Veriphone Riêng rãnh thứ 3 thì được sử dụng cho máy ATM để khách hàng rút tiền mặt thông qua mã số PIN. + Băng chữ ký: Trên băng giấy này là chữ ký của chủ thẻ. Khi lập hóa đơn thanh toán, cơ sở chấp nhận thẻ sẽ đối chiếu chữ ký trên hóa đơn với chữ ký mẫu để so sánh. Băng chữ ký này được làm từ một nguyên liệu đặc biệt có khả năng ngăn cản mọi sự cố gắng tẩy xóa, sửa đổi trên bề mặt của nó và được ép chặt trên nền thẻ, không thể dùng tay cạy lên được. Một số thẻ đặc biệt (thẻ thông minh) không sử dụng băng từ tính mà những thông tin này được ghi vào bộ nhớ đặc biệt (memory chip) và có khi còn được gắn thêm một bộ phận tính toán cực nhỏ (micro processor). Số của thẻ còn có thể in lại một lần nữa. 3.3. Phân loại thẻ: Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 55 3.3.1. Thẻ rút tiền mặt (ATM card – Automatic Teller Machine card): Thẻ này dùng để rút tiền có giới hạn ở các máy rút tiền tự động của ngân hàng phát hành thẻ và có loại có chức năng rộng hơn có thể rút tiền tại các máy tự động của các ngân hàng khác cùng tham gia một tổ hợp thanh toán. Ngoài ra nó còn dùng để kiểm tra số tiền trên tài khoản. 3.3.2. Thẻ ghi nợ (Debit card): Ngoài công dụng như rút tiền, kiểm tra số dư, thẻ này còn dùng để chi trả tiền hàng hóa, dịch vụ thông qua các máy đặc biệt dành cho thẻ đặt tại các điểm kinh doanh là máy xử lý thẻ tín dụng có nối mạng vi tính với ngân hàng qua đường dây điện thoại. Thẻ này có đặc điểm là khi chủ thẻ thanh toán thì số tiền đó sẽ được ghi nợ ngay vào tài khoản của chủ thẻ. Chủ thẻ chỉ có thể sử dụng số tiền đang có trong tài khoản. 3.3.3. Thẻ tín dụng (Credit card): Thẻ này có đặc điểm là ngân hàng chỉ ghi nợ vào tài khoản của chủ thẻ sau một thời hạn nhất định. Cuối mỗi tháng ngân hàng sẽ gửi cho chủ thẻ bảng kê hóa đơn để yêu cầu chủ thẻ thanh toán. Chủ thẻ tín dụng có thể sử dụng một khoản tín dụng do ngân hàng cung cấp trước và thanh toán sau một thời hạn nhất định. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai loại thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ là: Với thẻ tín dụng, khách hàng chi tiêu theo hạn mức tín dụng do Ngân hàng cấp, còn với thẻ ghi nợ khách hàng chi tiêu trực tiếp trên tài khoản tiền gửi của mình tại ngân hàng. Do đó, việc chuyển đổi từ thẻ này sang thẻ khác là không thể thực hiện, nhưng khách hàng có thể sử dụng nguồn tiền trên tài khoản tiền gửi để trả cho những chi tiêu từ thẻ tín dụng của mình. 3.4. Những vấn đề cần lưu ý trong cơ chế lưu thông thẻ tín dụng. * Cơ chế sử dụng đối với chủ sở hữu thẻ: - Điều kiện để được cấp thẻ: Mở một tài khoản vãng lai. Ở Việt Nam hiện nay thì phải mở một tài khoản đảm bảo với giá trị thấp nhất là 10 triệu VND. Phải có hồ sơ thanh toán tốt và phải ký hợp đồng sử dụng thẻ tín dụng với một ngân hàng của mạng thanh toán. - Thẻ tín dụng không thể chuyển nhượng được. - Chủ sở hữu thẻ có thể dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ tại những cơ sở chấp nhận thanh toán bằng thẻ hoặc rút tiền mặt tại máy rút tiền tự động (ATM) hay tại những cơ sở thanh toán của các mạng thanh toán. - Khi thẻ thanh toán hoặc rút tiền, ngân hàng chỉ ghi nợ vào tài khoản của họ sau một thời gian nhất định. Thông thường cuối mỗi tháng ngân hàng Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 56 sẽ gửi cho chủ thẻ một bảng kê hóa đơn để yêu cầu chủ thẻ tham chiếu và thanh toán. Ở Việt Nam số tiền chủ thẻ được thanh toán bằng thẻ trong một tháng không được vượt quá 90% giá trị của tài khoản đảm bảo đã mở. Đối với những chủ thẻ mà ngân hàng có độ tin cậy cao, ngân hàng có thể cho phép chủ thẻ nợ thanh toán sau. * Cơ chế thanh toán của cơ sở nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng: - Một khách sạn, công ty lữ hành hay một cơ sở thương mại nào đó để có thể nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng phải đăng ký (ký hợp đồng thanh toán) với một cơ sở thanh toán nào đó của các tổ chức phát hành thẻ (thường là ngân hàng thương mại). - Sau khi đã đăng ký, ngân hàng phải cung cấp cho các cơ sở những công cụ và những thông tin cần thiết phục vụ cho việc thanh toán như: thẻ mẫu (specimen), bản chỉ dẫn qui trình thanh toán, thông báo về hạn mức thanh toán (floor limit), máy chà thẻ (imprinter) hoặc máy xử lý cấp phép tự động (veriphone, POS) có nối mạng trực tiếp với trung tâm xử lý thẻ, những tập hóa đơn (sale slips) tương ứng với mỗi loại thẻ và bảng cập nhật danh mục những thẻ bị đình chỉ thanh toán (stop list, cancelation bulletin). 3.5. Các bước thực hiện khi khách thanh toán bằng thẻ tín dụng. a/ Trước hết, người thâu ngân có trách nhiệm kiểm tra thẻ tín dụng: - Kiểm tra tính thật giả của thẻ: Thẻ thật thường là thẳng, chữ nổi, không bị mài mòn, không có vết lồi lõm, chữ sắc nét, không bị bẻ cong, hàng chữ ký mẫu không bị tẩy xóa hay sửa chồng lên, các biểu tượng của thẻ, dạng chữ và số dập nổi trên thẻ. - Kiểm tra số thẻ xem số ở mặt trước và mặt sau có trùng nhau không? Số thẻ này có nằm trong danh sách báo động (Bulletin) hay không? Nếu có phải tịch thu và từ chối thanh toán. - Kiểm tra xem người cầm thẻ có phải là chủ thẻ hay không (việc kiểm tra này thường là theo cách đánh giá, cách cư xử của chủ thẻ vì theo nguyên tắc là không yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân). b/ Khi khách đề nghị được thanh toán, đối với những cơ sở chấp nhận thẻ sử dụng máy cà thẻ bằng tay (imprinter), người thâu ngân cần phải xem số tiền cần thanh toán có bằng hạn mức thanh toán do ngân hàng qui định hay không. Trường hợp số tiền thanh toán lớn hơn hạn mức thì người thâu ngân Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 57 phải gọi điện thoại đến ngân hàng xin cấp phép. Nếu ngân hàng đồng ý sẽ thông báo số code cấp phép. Mỗi ngân hàng sẽ có mức qui định riêng về hạn mức thanh toán cho từng loại thẻ. Ví dụ: Qui định về hạn mức thanh toán của Thẻ tín dụng quốc tế Agribank Visa/MasterCard hiện nay: Hạn mức thanh toán hàng hóa, dịch vụ bằng phần còn lại của hạn mức tín dụng được cấp, sau khi trừ đi hạn mức ứng tiền mặt đã sử dụng chưa được thanh toán trong kỳ. Hạn mức thanh toán tại đơn vị chấp nhận thẻ có thể được thay đổi khi có yêu cầu của quý khách hàng nhưng không vượt quá hạn mức tín dụng được cấp. c/ Qui trình thanh toán:  Lập hóa đơn thanh toán: - Khi lập hóa đơn bắt buộc cơ sở chấp nhận phải sử dụng máy cà tay hoặc máy in tự động để lập hóa đơn. Không chấp nhận hóa đơn có số thẻ viết bằng tay. - Trên hóa đơn được lập, phải có số tiền thanh toán, tên mã số của cơ sở chấp nhận. Trường hợp lập hóa đơn bằng máy cà thẻ bằng tay (imprinter), phải xin cấp phép, sau đó thì phải ghi tay thêm số Code mà ngân hàng cấp phép trả lời và số tiền lên hóa đơn. - Người thâu ngân yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hóa đơn và so sánh chữ ký trên hóa đơn với chữ ký mẫu trên thẻ. Nếu khách hàng phải nhìn vào thẻ mới ký tên hoặc ký chậm như viết thì có thể nghi ngờ về người sở hữu thẻ. - Hóa đơn được lập thành 4 liên để đủ chứng từ trong thanh toán: Khách giữ 1 liên, khách sạn giữ 1 liên, ngân hàng thanh toán giữ 2 liên.  Trả lại thẻ cho khách. Sau khi trả lại thẻ cho khách, tuyệt đối khách sạn không được tự ý sửa số tiền trên hóa đơn. Điều này nếu bị phát hiện ra (do chủ thẻ còn lưu giữ 1 liên) thì ngân hàng sẽ không thanh toán toàn bộ số tiền.  Lập bảng kê hóa đơn và đề nghị ngân hàng thanh toán. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 58 - Sau một khoảng thời gian nhất định (thường là một tuần), khách sạn sẽ lập bảng kê cho từng loại thẻ để nộp ngân hàng đề nghị thanh toán. - Bảng kê được lập làm 4 liên, 1 liên để lưu còn 3 liên kèm với hóa đơn gửi ngân hàng thanh toán. - Bảng kê và hóa đơn phải lập theo mẫu do ngân hàng thanh toán cung cấp. 3.6. Hƣớng dẫn sử dụng máy cà thẻ bằng tay: - Điều chỉnh ngày cho đúng với ngày thương vụ - Di chuyển tay nắm về phía bên trái, sau đó đặt thẻ vào chỗ qui định để mặt in chữ nổi lên trên. - Đặt mặt phải hóa đơn lên trên, nằm sát vào 4 góc của máy. - Di chuyển tay cầm từ bên trái sang bên phải để in toàn bộ thông tin dập nổi lên hóa đơn. Sau đó kéo tay cầm về phía bên trái để in ngày thương vụ lên hóa đơn. 3.7. Hƣớng dẫn sử dụng máy đọc và kiểm tra thẻ tín dụng tự động. - Màn hình xuất hiện thông báo “swipe customer card” cho biết máy sẵn sàng hoạt động. - Đặt hóa đơn giao dịch vào máy in qua khe nạp giấy và điều chỉnh sao cho mép trên của hóa đơn ngang bằng với mặt khe in ra. - Đặt ngược thẻ, đưa mặt thẻ áp vào khe đọc sao cho vạch từ luôn quay về bên phải khe đọc. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 59 - Kéo thẻ thằng theo chiều mũi tên dọc theo khe đọc. - Kiểm tra số thẻ - Enter. - Người thâu ngân nhấn số tiền thanh toán vào máy - Enter - Sau khi kiểm tra đúng theo qui định của chương trình điều khiển máy tự động, máy tự động in biên lai thanh toán. 3.8. Một số tình huống đặc biệt khi trong sử dụng máy đọc thẻ tự động để thanh toán thẻ tín dụng. 3.8.1. Trường hợp đặt cọc bằng thẻ tín dụng: Qui trình thực hiện như thanh toán bằng thẻ tín dụng. 3.8.2. Trường hợp hoàn trả số tiền đã thanh toán bằng thẻ: Khi cơ sở chấp nhận thẻ và chủ thẻ thỏa thuận hủy bỏ một phần hay toàn bộ giao dịch mà trước đó đã được thanh toán bằng thẻ tín dụng, ví dụ: hàng hóa bị hoàn trả lại, hủy bỏ dịchvụ, giao dịch được thực hiện hai lần, cơ sở chấp nhận thẻ không được thực hiện hoàn trả cho chủ thẻ bằng tiền mặt/séc mà phải được xử lý bằng cách lập hóa đơn hoàn trả (credit slip). - Cơ sở chấp nhận thẻ phải ghi vào phần ô chữ ký của chủ thẻ trên hóa đơn hoàn trả dòng chữ “Signature on file” nếu khi thực hiện giao dịch hoàn trả không có sự chứng kiến của chủ thẻ. - Cơ sở chấp nhận thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày lập phải giao nộp hóa đơn hoàn trả cho ngân hàng để xử lý việc hoàn lại tiền cho chủ thẻ có liên quan. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 60 - Trường hợp cơ sở chấp nhận thẻ không thực hiện đúng qui trình thanh toán do ngân hàng qui định, ngân hàng có quyền truy hồi khoản tiền đó bằng cách ghi nợ tài khoản của cơ sở chấp nhận thể hay khấu trừ vào khoản thanh toán tiếp theo hoặc gửi thư đòi tiền. 4. Khách thanh toán bằng Phiếu dịch vụ du lịch do hãng lữ hành phát hành (voucher). 4.1.Khái niệm: Phiếu dịch vụ du lịch (voucher) là một công cụ thanh toán đặc thù trong du lịch đã có từ lâu (cuối thể kỷ XIX). Cho đến nay phiếu dịch vụ du lịch vẫn được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực lữ hành du lịch. Phiếu dịch vụ du lịch về bản chất là chứng từ chứng minh việc đã thanh toán trước của khách du lịch cho một số dịch vụ du lịch hoặc tất cả các dịch vụ hàng hóa có trong chương trình du lịch mà họ sẽ được sử dụng trong chuyến hành trình du lịch. Để thuận tiện cho giao dịch, một số công ty du lịch phát hành ra các phiếu dịch vụ (voucher) về các dịch vụ cho khách du lịch. Khách đi du lịch đến công ty du lịch mua phiếu dịch vụ du lịch về các dịch vụ mà mình sử dụng trong chuyến đi và xuất trình phiếu dịch vụ du lịch đó trước những nhà cung cấp dịch vụ mà phiếu dịch vụ du lịch chỉ định để tiêu dùng dịch vụ. Khi phát hành phiếu dịch vụ du lịch, công ty du lịch thường phát hành hai bản. Một bản giao cho khách, một bản giao cho các nhà cung cấp dịch vụ. Đối với khách sạn khi nhận thanh toán phiếu dịch vụ du lịch, so sánh bản phiếu dịch vụ du lịch của khách với bản phiếu dịch vụ du lịch của công ty du lịch gửi cho mình, nếu giống nhau thì chấp nhận thanh toán. 4.2.Nội dung của một phiếu dịch vụ du lịch: Về hình thức, phiếu dịch vụ du lịch có thể khác nhau, nhưng nhìn chung nội dung thông thường gồm những thành phần cơ bản như sau: - Tiêu đề: có thể theo các thể loại: Voucher, Travel voucher, Hotel service voucher. - Tên, địa chỉ, biểu tượng, số fax, số điện thoại của cơ sở phát hành phiếu dịch vụ du lịch. - Tên, địa chỉ của cơ sở mà phiếu dịch vụ du lịch được ấn định tới. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 61 - Họ và tên của khách du lịch (hoặc của trưởng đoàn). - Số lượng khách du lịch. - Thời gian nhận các dịch vụ - Liệt kê chi tiết các dịch vụ và hàng hóa mà khách du lịch sẽ được sử dụng trong chuyến hành trình du lịch. - Hứa cam kết sẽ thanh toán của doanh nghiệp lữ hành gửi khách. - Một số nội dung không bắt buộc khác như: số tiền đã thanh toán, số tài khoản của khách du lịch Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 62 Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 63 Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 64 Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 65 Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 66 4.3. Các thể loại phiếu dịch vụ du lịch: Các thể loại phiếu dịch vụ du lịch phổ biến thường gặp: * Căn cứ vào đối tượng sử dụng: + Phiếu dịch vụ du lịch cá nhân + Phiếu dịch vụ du lịch cho đoàn * Căn cứ vào loại hình dịch vụ: + Phiếu dịch vụ du lịch cho chương trình du lịch trọn gói + Phiếu dịch vụ du lịch cho các dịch vụ cơ bản (thường là lưu trú, ăn uống). + Phiếu dịch vụ du lịch cho các dịch vụ bổ sung (dịch vụ tham quan, vé xem nhạc kịch, vé xem đá bóng ). * Căn cứ vào phạm vi: + Phiếu dịch vụ du lịch mở (trong đó chỉ qui định chung về thể loại, số lượng, chất lượng của dịch vụ, không qui định cụ thể về địa điểm và thời gian cung ứng các dịch vụ đó). + Phiếu dịch vụ du lịch đóng (trong đó qui định cụ thể về thể loại, số lượng, chất lượng của dịch vụ cũng như về địa điểm và thời gian cung ứng các dịch vụ đó). 4.4. Qui trình thanh toán bằng phiếu dịch vụ du lịch: * Lưu ý: Khi thanh toán bằng phiếu dịch vụ du lịch của các công ty du lịch cần phải lưu ý một số điểm sau: - Phương thức thanh toán này phải được xác định rõ khi khách đến làm thủ tục đăng ký khách sạn. - Khách sạn chỉ nên phục vụ cho những phiếu dịch vụ du lịch được xuất trình khi trước đó đã nhận được hoặc những bản phiếu dịch vụ du lịch tương ứng hoặc những thông tin tương ứng về chúng. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 67 * Qui trình thanh toán: - Thông báo số tiền khách phải thanh toán. - In bảng tổng hợp chi phí và chuyển cho khách kiểm tra. Nếu khách đồng ý, đề nghị khách ký xác nhận. - So sánh hai bản phiếu dịch vụ du lịch của khách và của khách sạn xem có tương đồng hay không. Nếu tương đồng thì phiếu dịch vụ du lịch có hiệu lực thanh toán. - Phiếu dịch vụ du lịch chỉ thanh toán được cho những dịch vụ với số tiền mà nó qui định, những khoản dôi ra thì khách phải trả thêm, những khoản không sử dụng sẽ không được khấu trừ. - Sau khi thanh toán giữ lại cả hai bản của phiếu dịch vụ du lịch để thanh toán với công ty phát hành phiếu dịch vụ du lịch. 4.5.Phiếu dịch vụ du lịch “thế hệ mới”. Hạn chế của phiếu dịch vụ du lịch thế hệ cũ: - Doanh nghiệp lữ hành gửi khách chỉ có thể phát hành phiếu dịch vụ du lịch cho khách khi đã thỏa thuận trước với phía nhận khách. - Phía nhận khách thường bị thanh toán chậm. - Hình thức của các phiếu dịch vụ du lịch của các doanh nghiệp lữ hành khác nhau thì khác nhau. Để khắc phục những nhược điểm trên, các tổ chức phát hành thẻ thanh toán đã đưa ra một loại Phiếu dịch vụ du lịch “thế hệ mới”. Đây là loại phiếu dựa trên cơ sở chuyển tiền bằng hệ thống điện tử và được các tổ chức cung ứng dịch vụ chấp nhận. Mục đích của loại phiếu mới này là để thay thế cho loại phiếu cũ, được phát hành dưới nhiều hình thức khác nhau, bằng một số kiểu phiếu thống nhất được quốc tế thừa nhận, thuận tiện cho người phát hành và người sử dụng. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 68 Qui trình thanh toán bằng Phiếu dịch vụ du lịch “Visa Travel Voucher”. 1- Ngân hàng đại lý của VISA (NH phát hành) cung ứng phiếu dịch vụ du lịch “Thế hệ mới” cho đại lý du lịch. 2- Đại lý du lịch đặt chỗ tại khách sạn 3- Đại lý du lịch thu tiền của khách du lịch + phần hoa hồng của mình và chuyển cho khách du lịch 2 tấm phiếu dịch vụ du lịch. 4- Khách du lịch nộp 2 tấm phiếu dịch vụ du lịch cho khách sạn để nhận dịch vụ. 5- Khách sạn trừ phần hoa hồng của đại lý được hưởng, đóng dấu vào phiếu dịch vụ du lịch, sau đó gửi tấm phiếu đã có đóng dấu cùng với các hóa đơn đã thanh toán tới ngân hàng của VISA (NH được nhờ thu) để được thanh toán. 6- Ngân hàng đại lý được khách sạn nhờ thu sẽ chuyển thông số của tấm phiếu đã sử dụng cho ngân hàng đại lý phát hành và qua hệ thống thanh toán bù trừ để ghi có vào tài khoản của mình và ghi nợ vào tài khoản của ngân hàng phát hành. 7- Ngân hàng đại lý phát hành chuyển số nợ vào tài khoản của đại lý du lịch theo như thỏa thuận giữa hai bên. Ngân hàng đại lý của VISA (NH phát hành) Ngân hàng đại lý của VISA (NH được KS nhờ thu) Đại lý du lịch Khách du lịch Khách sạn 1 2 3 4 5 6 7 1 Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 69 5- Khách thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. 5.1. Khái niệm: Chuyển khoản là hình thức thanh toán gián tiếp thông qua ngân hàng khi hai bên đều có tài khoản tại ngân hàng. Trong du lịch, hình thức thanh toán này thường được sử dụng trong những trường hợp các cơ quan chịu trách nhiệm thanh toán cho khách của mình. Trong hình thức thanh toán này, chi phí của khách do các đơn vị này thanh toán cho khách sạn bằng cách chuyển số tiền cần thanh toán từ tài khoản của họ đến tài khoản của khách sạn thông qua các ngân hàng. Thanh toán bằng chuyển khoản cũng thường được sử dụng giữa hãng lữ hành, đại lý du lịch với khách sạn. Ràng buộc trong hình thức thanh toán này là hợp đồng được ký kết giữa hai bên trước đó có chỉ định hình thức thanh toán chuyển khoản, các khoản do cơ quan thanh toán, các khoản cá nhân thanh toán trực tiếp. Nhiều khi do sự tín nhiệm và quan hệ lâu dài giữa hai đối tác thì vẫn sử dụng phương thức này mà không cần hợp đồng, nhưng phải được sự cho phép của người quản lý cấp cao nhất của khách sạn. 5.2. Qui trình thanh toán bằng phương thức chuyển khoản trong du lịch:. - In bảng tổng hợp chi phí và chuyển cho khách kiểm tra. - Nếu khách đồng ý thanh toán các khoản trong bảng tổng hợp chi phí, lập hóa đơn và đề nghị khách ký xác nhận vào hóa đơn thanh toán và hóa đơn đó là chứng từ làm cơ sở để thanh toán với cơ quan của khách. - Chuyển chứng từ về phòng Kế toán khách sạn đề nhờ thu. * Lưu ý: - Khi khách check in, cần phải xác định phương thức thanh toán của khách. - Chỉ thanh toán bằng phương thức chuyển khoản đối với những khách đã có hợp đồng với khách sạn hoặc trường hợp được giám đốc chấp nhận. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 70 - Ngay tại thời điểm check in phải xác định chính xác tên chủ tài khoản, số tài khoản và ngân hàng thụ lệnh. - Cơ quan của khách sẽ thanh toán số tiền trong hóa đơn thanh toán bằng cách chuyển tiền từ tài khoản ở ngân hàng của mình vào tài khoản ở ngân hàng của khách sạn. Trường Cao đẳng Nghề Du lịch Vũng Tàu 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ môn Kế toán-Kiểm toán, Khoa Kinh tế, Đại học Quốc Gia TP.HCM (2005), Giáo trình Kế toán đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP.HCM. 2. Hoàng Lê Minh (2005), Nghiệp vụ Lễ tân khách sạn, NXB Lao động. 3. Lê Văn Tề, Trương Thị Hồng, Thẻ thanh toán quốc tế và việc ứng dụng thẻ thanh toán tại Việt Nam, NXB Trẻ. 4. Nguyễn Ngọc Hùng (1998), trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia TP.HCM, Lý thuyết Tiền tệ - ngân hàng, NXB Tài chính. 5. Trần Thị Minh Hòa, Trường Đại học Kinh tế (2006), Giáo trình Thanh toán quốc tế trong du lịch, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. 6. Trần Thị Minh Hòa, Séc du lịch – một phương tiện thanh toán thuận tiện, Tạp chí Du lịch, số tháng 1/2004. 7. Trần Thị Minh Hòa, Sự ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái đến hoạt động kinh doanh du lịch quốc tế, Tạp chí Kinh tế phát triển, số tháng 2/2004. 8. Trường Trung học nghiệp vụ Du lịch Vũng Tàu (2007), Bài giảng Nghiệp vụ thanh toán. 9. Các website:

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • pdfgiao_trinh_nghiep_vu_thanh_toan.pdf